1、招标书
商务文件的编制招标书商务文件应该由招标函格局、招标保函、招标授权书、招标报价表、质保许诺和活价调整率等构成。
（1）招标函格局（BID FORM）
招标函格局是招标书中的灵魂，任何一个细节过错将可能会被视报废标，因此填写时应倍加小心。除了仔细填写日期、借款编号（借款项目）、标书编号外，应着重注意下列几点：
① 招标总金额
② 应在招标报价表编制结束的基础上，重复核对无误后，别离用阿拉伯数字和文字填写，两者不得有区别，并请求正确书写钱银称号。
③ 招标书有效期
应依据招标书相应条款中的规则，填写自开标之日算起的招标书有效期，通常为120天。
④ 开端交货和交货完结期
有的招标书请求注明假如中标，自授标通知书起的开端交货期和交货完结期，这些必需要与制作厂商制定交货时间表后，略放一定余量，而且注意实践交货完结期只能在招标书规则的交货完结期之前，即只能提前，不能滞后。
⑤ 署理称号和佣钱
某些国家的招标书请求招标函格局中应注明当地署理的称号、地址和佣钱金额，一旦中标履约后，将由买方用当地钱银支付。因此，通常招标函格局中所示署理佣钱份额不宜过高，以1%为宜，由于署理佣钱份额过高，在评标时会视作有腐败行为嫌疑。别的，国外署理通常也不肯其佣钱份额完全暴露在招标书上，且全部由买方用本国钱银支付。
（2）招标保函（BID SECURITY）
招标保函也是招标书商务文件中缺一不可的主要文件。招标书中没有招标保函，招标方将视作招标人无诚意招标而报废标处理。招标保函通常无任何风险，由于不管开标后是否中标，招标保函均会由买方按时退回给招标保函的开具银行。通常招标保函有效期需在招标书有效期基础上添加30天，即为150天。招标保函应由招标人银行依照招标书规则格局开具，可以是信开（信函格局），也可以是电开（银行内部传真电报SWIFT）。可是电开时应请求银行在给国外转开银行的电文中清晰招标方为受益人，并在开标日之前送到达招标方有关部分。招标保函的金额通常为招标总金额的2%，但这些年为了避免银行泄密，通常招标书中都规则了具体保函金额。
（3） 招标报价表（PRICE SCHEDULE）
招标报价表应清晰显示货品或服务的称号内容、数量、单价和总价。有的世界招标书还规则招标报价表应别离注明离岸价（FOB）和到岸价（CIF），并请求别的制备运抵招标方所在国最终目的地的内陆运送（服务）价。按世行和亚行的规则，假如单价和总价不符时，以单价为准；分项价与总价有区别时，以分项价为准。电线电缆招标报价表制备时应充分注意考虑原材料的世界行情，由于电线电缆的报价构成是料重工轻，特别是招标书假如规则招标报价是固定报价时，出产厂商要注意做好首要原材料的套期保值的预备工作。
（4） 招标授权书（POWER OF ATTORNEY）
招标授权书又是招标书中一份不可缺少的主要法令文件，通常由所在公司或单位的法人授权给参加招标单位或部分负责人，阐明该负责人将代表法人参加和全权处理一切招标活动，包含招标书签字，与招标方进行标前或标后澄清，参加商务技能谈判并签订合同等。招标授权书文字简明扼要，但必须结构严密逻辑明白，通常应由法令顾问执笔或参照约好格局。
（5）质保许诺书（WARRANTY）
质保许诺书依照世界惯例应许诺所供货品是用最新技能和设计，并用新的原材料制作而无技能缺陷的商品，该商品完全依照招标书规则的技能规范和实验办法进行制作和测试检验。同时质保许诺书还必须承认自货品调试后12个月内或自货品运抵目的地（港）18个月内，一旦买方发现任何问题，应予以修补，退还和赔偿。
（6） 活价调整率表（PRICE VARIATION）
假如招标书规则招标报价将置于活价调整时，招标书商务文件必需要编制一份活价调整率表，即将各项原材料在开标30天前的报价逐一正确列示，并注明报价信息来源。例如：在编制电线电缆世界招标书时，必需要正确无误地供给伦敦金属交易所（LME）的铜、铝报价，或其它首要原材料报价，包含世界上聚氯乙烯或聚乙烯报价等。在合同执行时，买方将依据实践发货前第三个月的均匀世界原材料报价，置于下列活价公式下计算（印度钢芯铝绞线标ZEBRA），并按此计算结果支付货款。
dEC=ECO[a(A1-A0)/A0+b(B1-B0)/B0] 在此公式中： dEC=调整的美元价（除掉运费） ECO=CIF导线美元价（除掉预付款、印度署理佣钱和运费） #39;0#39;=开标日之前30天的原材料报价 #39;1#39;=实践发运前第三个月的原材料日均匀价 A=电工用铝锭（LME） B=高档电解锌（BULLETIN或LME） a=电工用铝锭系数（0.65） b=高档电解锌系数（0.02） CIF价的33%（0.33）为固定系数（加工费等），不置于活价调整公式。
2、招标书资历文件的编制
招标书资历文件通常包含进出口公司和制作厂商（工厂）两部分构成，假如制作厂商自行招标，那么只需供给其自行的资历文件即可。招标书资历文件按招标书规则，除了证实招标人是合格的招标人（有参加招标最少资历）外，还必须供给下列满足的支撑文件：
（1）招标人和出产厂商的概略；
（2）招标人和出产厂商的营业执照；
（3）招标人和出产厂商的三年财务报表和审计报告，包含资产平衡表、利润表和资金流量表（有的招标书规则供给五年财务报表）；
（4）招标人和出产厂商的银行资信报告或证实，以承认假如中标后招标人和出产厂商财力上有能力履行合同。
（5）出产厂商的供货经历和用户运行证实，供货数量多少应到达招标书的规则。例如：印度钢芯铝绞线（ZEBRA）标规则出产厂商必须是已供货相似商品1000km以上的证实，即包含供货合同，质量检验明，发货单和用户运行证实，不然招标书和出产厂商将被视作供货经历有贰言，评标时将会被扣分或失去中标资历。
（7）出产厂商所供货品的出产设备、检测设备以及质量操控流程，包含ISO9000证实。
3、技能文件编制
技能文件编制通常由出产厂商的有关工程师在仔细查阅招标书的技能规范和请求后，逐项承认，并针对招标书技能规范中所规则的技能数据作积极清晰的响应。原则上通常不填写技能区别，不然将会因技能区别而被扣分，重大技能区别将会被视为废标。在编制技能文件时，出产厂商还必需要十分注意招标书技能规范所述货品的实验规范和办法，由于有的招标书技能规范是由买方请世界上有威望的监理公司编制的，其技能请求和实验办法较通用世界规范高，对此招标人和出产厂商应采取谨慎态度，有贰言或问题应及时提出澄清。技能文件编制通常包含下列内容：
（1） 技能参数保准书
（2） 商品结构图，电线电缆除商品结构图外，还要预备包装盘图
（3）相似商品的型式实验报告，这些型式实验报告必须是在独立的有威望的实验组织进行的。招标书的商务文件，资历文件和技能文件编制完结后必需要进行仔细校正，特别是商务文件中招标函格局和招标报价表所列示的报价必须是一致的和正确无误的。校正结束后，商务文件应由被授权的招标负责人签字盖章，招标书每页还必须进行角签。招标书编制时通常采用英文，有关证实和实验报告假如是中文，应由威望翻译组织翻译盖章，以示翻译文件的正确性。
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- 关于加强水、电费收取工作的有关规定 抄送
- 关于本公司加强企业内部管理的规定 抄送各
- 关于加强非生产性开支管理的规定 抄送各部
- 本公司关于加强保密工作的通知 抄送部部门
